Wanneer je een subsidie ontvangt voor een mienskipsinitiatief in Fryslân, moet je achteraf vaak verantwoorden hoe het geld is besteed. Dit proces heet de afrekening of vaststelling van de subsidie. Een goede afrekening voorkomt dat je (een deel van) de subsidie moet terugbetalen en zorgt ervoor dat je in de toekomst makkelijker nieuwe subsidies kunt aanvragen.
Stappenplan voor de afrekening
1. Controleer de voorwaarden
Elke subsidieverstrekker hanteert specifieke regels en deadlines voor de afrekening. Raadpleeg daarom de voorwaarden van de ontvangen subsidie, bijvoorbeeld via:
- De subsidieverleningsbrief
- De website van de verstrekker (zoals de provincie Fryslân of jouw gemeente)
2. Verzamel de benodigde documenten
Voor de afrekening heb je doorgaans de volgende documenten nodig:
- Een financieel overzicht (inkomsten en uitgaven)
- Facturen en bonnetjes als bewijsstukken
- Een inhoudelijk verslag over de uitvoering van het project
- Eventuele bewijsstukken zoals foto’s, deelnemerslijsten of publicaties
3. Maak een helder financieel verslag
Je moet aantonen dat het ontvangen subsidiebedrag daadwerkelijk is gebruikt voor de afgesproken kosten. Zorg ervoor dat:
- Alle kosten overeenkomen met de ingediende begroting
- Bewijsstukken goed geordend en genummerd zijn
- Het verslag duidelijk en overzichtelijk is opgesteld
4. Dien de afrekening op tijd in
Controleer de deadline voor de afrekening en zorg ervoor dat je alle documenten tijdig indient. Dit kan vaak digitaal via het subsidieloket van de gemeente of provincie.
Veelvoorkomende uitdagingen & oplossingen
Uitdaging: Niet alle kosten zijn gedekt door de subsidie
Oplossing: Controleer vooraf welke kosten subsidiabel zijn. Indien nodig kun je andere financieringsbronnen zoeken of zelf kosten bijleggen.
Uitdaging: Onvoldoende bewijsstukken
Oplossing: Bewaar alle facturen en bonnen vanaf het begin van het project. Maak een aparte map voor subsidiegerelateerde documenten.
Uitdaging: Te late indiening
Oplossing: Noteer deadlines in je agenda en werk tijdig aan de afrekening. Sommige instanties bieden uitstelmogelijkheden, maar dit moet je op tijd aanvragen.
Meer weten of hulp nodig?
Door goed voorbereid te zijn en nauwkeurig te werken, zorg je ervoor dat je subsidie correct wordt afgerekend en vergroot je de kans op toekomstige financiering voor jouw mienskipsinitiatief!
