Heb je een subsidie ontvangen voor een mienskipsinitiatief in Fryslân? Dan moet je na afloop van je project vaak verantwoorden hoe het geld is besteed. Dit proces heet de afrekening of vaststelling van de subsidie. Een goede afrekening voorkomt dat je (een deel van) de subsidie moet terugbetalen en vergroot de kans dat je in de toekomst opnieuw succesvol een subsidie kunt aanvragen.
Stappenplan voor de afrekening
1. Controleer de voorwaarden
Elke subsidieverstrekker hanteert eigen regels en deadlines. Raadpleeg altijd:
- De subsidieverleningsbrief
- De website van de verstrekker, zoals de provincie Fryslân of jouw gemeente
2. Verzamel de benodigde documenten
Voor een volledige afrekening heb je doorgaans nodig:
- Een financieel overzicht (inkomsten en uitgaven)
- Facturen en bonnetjes als bewijsstukken
- Een inhoudelijk verslag over de uitvoering van het project
- Eventuele bewijsstukken zoals foto’s, deelnemerslijsten of publicaties
3. Maak een helder financieel verslag
Toon aan dat de subsidie is gebruikt voor de afgesproken kosten:
- Kosten moeten overeenkomen met de goedgekeurde begroting
- Bewijsstukken zijn goed geordend en genummerd
- Het verslag is overzichtelijk opgesteld
4. Dien de afrekening op tijd in
Controleer de deadline voor de afrekening en lever alle documenten op tijd in. Vaak kan dit digitaal via het subsidieloket van de gemeente of provincie Fryslân.
Veelvoorkomende uitdagingen & oplossingen
Uitdaging: niet alle kosten zijn gedekt door de subsidie
Oplossing: controleer vooraf de voorwaarden en zoek waar nodig aanvullende financiering.
Uitdaging: onvoldoende bewijsstukken
Oplossing: bewaar alle facturen en bonnen vanaf het begin van het project in een aparte map.
Uitdaging: te late indiening
Oplossing: noteer deadlines in je agenda en begin tijdig. Vraag indien nodig op tijd uitstel aan.
Hulp nodig bij subsidieafrekening?
Een goede voorbereiding en een complete afrekening zorgen ervoor dat je subsidie correct wordt vastgesteld. Zo vergroot je de kans op toekomstige subsidies voor jouw mienskipsinitiatief in Fryslân. Heb je vragen of wil je hulp bij de afrekening? Neem contact met ons op via het contactformulier.
