Waar het om gaat is dat een artistiek plan niet los staat van een context, een omgeving. En dat er altijd wel sprake is van een voorgeschiedenis en dat deze elementen ook zorgen voor het interne en externe draagvlak.
Een term die meer en meer opkomt in de beoordeling is: impact. Wat verwacht je als organisator dat jouw productie teweeg gaat brengen bij het publiek? Kan je iets zeggen over het gewenste effect van die ervaring op het publiek op de langere termijn?
Het oorspronkelijke idee is de motor van je motivatie en de kern van je plan. Het omvat een beeld van het eindresultaat, de beweegredenen en de 'noodzaak' om zoiets te maken.
Financiers begrijpen best wel dat je de effecten van artistieke producten niet, of zeer beperkt, in harde cijfers kunt uitdrukken. Toch verlangen zij wel dat je de resultaten van je productie zo concreet mogelijk aan geeft.
Een set doelstellingen kan worden opgesteld door het maken van een SWOT-analyse. Deze analyse wordt veelvuldig gebruikt bij het verkennen een project kans van slagen heeft.
Hier maak je een uitwerking van je artistieke overtuiging. Wat is nu precies de aanleiding voor je plan? Wat ontbreekt er op de markt, wat ga je toevoegen of verbeteren?
Een lange versie van je artistieke plan stel je op voor jezelf, als basis om uit te werken in het productieplan. Een kortere versie gebruik je bij fondsaanvragen en andere betrokkenen te vertellen waar het project over gaat.
Het oorspronkelijke idee en het euforische gevoel waarmee het gepaard ging is de motor van je motivatie en de kern van je plan. Het omvat een beeld van het eindresultaat, de beweegredenen en de 'noodzaak' om zoiets te maken en er zit een besef in van wat je ermee teweeg wilt brengen.
In Friesland zijn een aantal regionale contactpunten voor cultuureducatie. Het kan de moeite lonen om met hen contact op te nemen voor mogelijkheden in uw regio.
Omdat de meeste cultuurfondsen het vergroten van culturele kennis tot hun doelstellingen rekenen, is het altijd raadzaam om de educatieplannen mee te nemen bij het aanvragen van fondsen. Hoe uitgebreid je je educatieplannen uitwerkt, hangt af van twee dingen.
Alle ontwikkelingen op gebied van cultuureducatie in het primair onderwijs en voortgezet onderwijs in Friesland zijn te volgen via de website van Keunstwurk, tabblad educatie. Er zijn ook nog andere websites over cultuureducatie.
Het Landelijk Kennisinstituut Cultuureducatie en Amateurkunst (LKCA) heeft een stappenplan gemaakt hoe je de samenwerking met een school opbouwt. Dit boekje is hier gratis te downloaden.
Tegenwoordig bepalen de meeste scholen zelf hoe de cultuureducatie wordt ingevuld. Neem daarom al in een vroeg stadium contact op met scholen om te overleggen of het thema van het project aansluit bij het lesprogramma.
Cultuureducatie is doelbewust leren over en door middel van kunst, erfgoed en media, via gerichte instructie. Cultuureducatie is een overkoepelende term voor zowel binnen – als buitenschoolse educatie.
Waar bv’s en nv’s altijd btw moeten betalen, hoeft dat bij stichtingen of verenigingen niet altijd. Dat is het geval bij de volgende soorten stichtingen en verenigingen.
Met de status van Algemeen Nut Beogende Instelling kun je het geld dat donateurs en fondsen aan jou overmaken direct inzetten voor je project, in plaats van dat je een deel moet afstaan aan de Belastingdienst.
De overheid heeft met behulp van de organisatie Cultuur en Ondernemen een uitgebreide richtlijn voor goed bestuur en toezicht opgesteld, speciaal voor culturele organisaties. Het zijn negen principes en praktijkaanbevelingen om je organisatie volgens de geldende normen bestuurlijk in te richten.
De meeste culturele organisaties zijn een stichting óf een vereniging. Dat is ook verstandig, omdat het risico van het organiseren van activiteiten dan wordt verdeeld over meerdere personen (vereniging) of komt te liggen bij het orgaan zelf (de stichting).
Je kunt als individu fondsen aanschrijven en bijdrages ontvangen, al is het aantal mogelijke subsidieverstrekkers beperkt. Een nadeel van individuele projecten is dat je zelf verantwoordelijk bent voor schulden die voortkomen uit het project.
Het bestuur is verantwoordelijk voor de organisatie. Als de organisatie (financieel) de mist in gaat, dan zijn het de bestuursleden die daarvoor verantwoordelijk worden gehouden.
Een belangrijke overkoepelende taak is in ieder geval dat het bestuur haar best doet de organisatie over het voetlicht te brengen in haar netwerk. Kijk bij het selecteren ook naar het netwerk van het bestuurslid in spé: wat kan hij of zij de organisatie bieden.
Waar bestaat de functies uit van de voorzitter, penningmeester en secretaris. De voorzitter bewaakt de grote lijnen en controleert of alles gedaan wordt wat is afgesproken.
Je kunt vrijwilligers een vergoeding geven. Je kunt dat op twee manieren doen. Je kunt de gemaakte kosten vergoeden of een vergoeding afspreken per uur of maand. Aan de vergoeding zit belastingtechnisch een maximum.
Vrijwilligers zijn op een aparte manier verzekerd. Schade door vrijwilligers tijdens hun werkzaamheden vallen namelijk niet altijd onder de normale verzekeringspolis.
De VAR regeling is per 1 mei 2016 opgehouden. ZZP'ers kunnen nu geen VAR verklaring meer aanvragen. Vanaf nu worden door de Belastingdienst modelovereenkomsten verstrekt die jouw organisatie met de zzp’er moet afsluiten voordat er gewerkt kan worden.
Zzp’ers bieden een aantal voordelen ten opzichte van werknemers. Je hoeft geen loonadministratie te voeren. De periode dat ze voor jouw organisatie werkzaamheden verrichten is flexibel. Aan het inhuren van zzp’ers zitten ook nadelen verbonden.
Het is verboden om iemand alcohol te verkopen. Als je tijdens het evenement toch alcohol wilt verkopen, moet je eerst ontheffing aanvragen voor dit verbod.
Een inkoppertje. Als het evenement niet op een normale evenementenlocatie plaatsvindt, is altijd aan te raden om buren te verwittigen van jouw evenement.
Als je in een gebouw of op straat een evenement organiseert moet de gemeente daarvan op de hoogte zijn. Je moet dat dus melden. Daarnaast is vaak een evenementenvergunning nodig.
Tijdens het opstellen van het tijdschema kun je tegelijk de vraag: ‘wie, wat & wanneer’ gaan uitwerken. In kleine projecten zullen mensen meerdere taken hebben die behoren tot verschillende organisatorische onderdelen.
Het is verstandig om een planning te maken met daarin wat er gedaan moet worden vanaf NU tot het moment dat het project helemaal afgerond is. Je maakt daarvoor een tijdpad dat is onderverdeeld in fases.
Het productieteam staat, bij grote producties, onder leiding van een productieleider. De productieleider krijgt opdrachten van de zakelijke leiding en regelt vervolgens dat iedereen zijn taken weet en op het juiste moment uitvoert.
Het bestuur bepaalt doorgaans wie er de zakelijke leiding op zich neemt. De zakelijk leider bewaakt de financiële en personele bedrijfsvoering en vertegenwoordigt het gezelschap naar buiten. Dit geeft hem / haar een brede verantwoordelijkheid.
Voor het werven van vrijwilligers is er een belangrijk vraag. Wat kun je bieden aan jouw vrijwilligers? Hoe profiteert een vrijwilliger van het werken voor jouw organisatie?
Onderzoek heeft uitgewezen dat de meeste vrijwilligers voor een organisatie zijn gaan werken nadat ze persoonlijk werden gevraagd. Je moet daarvoor in de eerste plaats jouw organisatie zo goed mogelijk verkopen en laten zien waarom het zo leuk is om vrijwilliger te zijn bij jouw project.
In een aanvraag voor financiële ondersteuning bij een fonds of bij de overheid hoeft het productplan niet in details te worden weer gegeven. Een subsidiënt wil vooral inzicht in de productie op hoofdlijnen.
Voor het omschrijven van je marketingvisie en het plannen van je marketingactiviteiten, heb je twee draaiboeken tot je beschikking die je helpen bij het structureren en inzichtelijk maken van je plannen.
Het is eerste is een Marketingplan. Een vertaalslag naar de praktijk maak je in je Communicatieplan.
Zichtbaarheid valt op verschillende manieren te genereren. Al die verschillende manieren hebben als uiteindelijk doel ‘publiek’ te bereiken. Dat publiek laat zich echter op verschillende manieren bereiken.
Het is voor een Fonds of andere geldverstrekker prettig om te zien dat je bereid bent te leren. Iedere marketingcampagne heeft leermomenten. Er zijn dingen goed gelukt, er zijn dingen minder goed gelukt
Je moet kunnen laten zien dat je niet alleen ideeën hebt over wát je gaat doen, maar ook weet hoe je die gaat (laten) uitvoeren. Bijvoorbeeld ten aanzien van de volgende deelgebieden:
Partners en sponsoren kunnen een project meehelpen zichtbaar maken. Hier formuleer je je ideeën over hoe bedrijven en andere potentiele marketingpartners te activeren.
Bij de realisatie van je project heb je vaak al een bepaalde groep mensen in gedachten die je wilt bereiken. Zo’n groep noem je een doelgroep. Probeer die groep te omschrijven:
Niet ieder project vereist een volledig uitgewerkt marketingplan. Natuurlijk heeft ieder project wél een gezonde mate van denkwerk nodig als het gaat om vragen als ‘wie is de doelgroep’ en ‘hoe bereik ik die’.
Een marketingplan is snel te groot. Probeer om onder de 10 A4-tjes te blijven, inclusief bijlagen. Houd de toon soepel en efficiënt. Dit zijn de meest voorkomende onderdelen van zo’n plan:
Bij het onderdeel marketingdoelstellingen formuleer je je ambities op het gebied van marketing en publiciteit. Hier let je er idealiter op dat deze SMART geformuleerd zijn
Sommige fondsen vragen om een analyse van sterkten en zwakten. En ook als ze het niet vragen: ze willen zien dat je nadenkt over wat je kracht is en waar je verbeterpunten zitten, maar ook waar de kansen en bedreigingen zitten. Binnen een uur kun je een swotanalyse doorlopen.
Over je ambities en hoe je die ambities gaat verwezenlijken. Missie: als het marketingplan op zichzelf staat en geen onderdeel is van een groter projectplan of ander beleidsstuk, vermeld je hier kort je missie.
Stel van te voren een lijst samen met de meest relevante regionale pers en media met het emailadres voor de (cultuur)redactie. En dan: het feitelijke verzenden. Er zijn verschillende mogelijkheden als het gaat om het verzenden van je persbericht. Hou je aan deze richtlijnen:
Het schrijven van persberichten is een vak. De toon moet goed zijn, de informatiedichtheid moet kloppen, het moet – belangrijk – onderscheidend zijn en dan moet het er ook nog een beetje uitzien. Hieronder kort enkele tips en trucs.
Posters en flyers hebben is één ding, maar ze op de juiste plek hebben weer een ander. Het is nuttig in eerste instantie het eigen directe netwerk te inventariseren: wie kan op welke relevante plek welke uitingen neerleggen?
Als het gaat om het realiseren van uitingen voor je project, liggen er enkele valkuilen op de loer. Let bij de totstandkoming van flyers en posters op de volgende zaken:
In zijn algemeenheid: zorg dat al je uitingen, of ze nou online of fysiek zijn, binnen de zelfde huisstijl tot stand komen. Dit om de herkenbaarheid en daarmee de kracht van de uitingen optimaal te krijgen.
Het versturen van nieuwsbrieven geeft je de mogelijkheid je publiek op de hoogte te houden van de status van je project én ze met het resultaat te verbinden. Enkele tips voor het versturen:
Het hangt iets af van het soort project dat je organiseert welke social platforms voor jou het meest relevant zijn. Bij Social Media is beeldmateriaal erg belangrijk. Dus houd altijd je smartphone of fototoestel bij de hand!
Dé perfecte website bestaat niet. Wel zijn er dingen waar je rekening mee moet houden bij de realisatie van je website. Het moet vooral voor een onbekende gebruiker snel inzichtelijk zijn, wat hij hier kan vinden en hoe hij het snel en gemakkelijk kan vinden.
Bij cultuurparticipatie wordt een onderscheid gemaakt tussen passieve participatie, het bezoeken van voorstellingen en exposities en actief participeren, zelf kunst beoefenen.
Je partners en sponsoren zijn belangrijke ‘springplanken’ naar andere andere groepen mensen dan de doelgroep die je in eerste instantie zelf al bereikt. De partners waarmee je mogelijk samenwerkt aan de realisatie van je evenement hebben namelijk zelf ook een achterban.
Als je bezig bent met het opbouwen van een achterban, is het goed om dit om te zetten in cijfers. Deze cijfers kun je gebruiken als extra onderbouwing van het belang van het project, omdat al zoveel mensen enthousiast reageren op het initiatief.
Vanaf de start van de organisatie kun je al het publiek betrekken bij je evenement. Nog niet om kaarten te verkopen, want dat zal ook nog niet kunnen, maar om te laten zien waar je mee bezig bent en hoe ontzettend de moeite waard dat gaat wo
Een accountantsverklaring is bij relatief kleine projecten niet nodig. Voor de financiële verantwoording in het eindverslag is dan een handtekening van de penningmeester voldoende.
Stel voor jouw project een bepaalde datum in, waarop je weet dat alle financiering rond moet zijn. Op die datum bepaal je dan of je project wél doorgaat (op z’n Engels “go”) of dat je het geheel afblaast (“no go”)
Een goed dekkingsplan bestaat uit een mix van verschillende inkomstenbronnen. Het is in ieder geval belangrijk om een aantal verschillende stromen te kunnen benutten. Voor jezelf (spreid je kansen), maar ook ter overtuiging van de verschillende geldschieters.
Door het maken van een begroting maak je overzichtelijk wat de kosten zijn voor je project en hoe je denkt deze kosten te gaan dekken. Dit is voor jezelf handig om te zien of het project haalbaar is. Daarnaast biedt een goede begroting een overtuigend argument als je anderen wilt overtuigen jouw project financieel te ondersteunen.
Ten eerste zet je de te maken kosten onder elkaar. Vervolgens zet je de inkomsten onder elkaar. In een ideale begroting is dan het resultaat nul. Bekijk het voorbeeld in de tabel.
Twee bekende platforms zijn Voordekunst en Kickstarter. Bij beide organisaties zit een redactieteam dat je project op ingangseisen beoordeelt. Deze mensen hebben veel kennis van zaken over het crowdfunden en zullen je helpen om een efficiënte campagne op te zetten. Maar er zijn nog meer platformen met een eigen doelstelling.
Voor het opzetten van een crowdfundingcampagne zijn er een aantal onderdelen die je altijd zal tegenkomen. Het vraagt een goede voorbereiding en een actieve inzet gedurende de campagne.
Met Crowdfunding realiseer je met vele kleine, veelal particuliere, donaties een groot bedrag. Dit bedrag gebruik je vervolgens om een project te realiseren. Crowdfunding is een vorm van sponsoring, omdat er een tegenprestatie mee gemoeid is.
Wat betreft provinciale fondsen in Friesland kun je voor subsidie terecht bij de website van de Provincie Fryslân. Een belangrijk fonds is het Iepen Mienskipsfûns Fryslân. Projecten die bijdragen aan de leefbaarheid van een wijk, dorp, stad of regio komen in aanmerking voor subsidie vanuit dit fonds.
Alle gemeenten in Friesland hebben eigen regelingen om kunst en cultuur te subsidiëren. Om precies te weten welke regeling geldt in je woonplaats, raadpleeg je eerst de gemeentewebsite. In de Database op Stipe is er zo veel mogelijk informatie samen gebracht van gemeentelijke en provinciale subsidiemogelijkheden.
Veel gemeenten hebben een eigen aanvraagformulier. Check hiervoor hun website. Soms is het een formulier dat je moet downloaden. Steeds vaker is het een formulier dat je online in moet vullen.
Gemeenten en provincie hebben verschillende subsidie regelingen met verschillende doelen. Bij het selecteren van regelingen moet je goed lezen waar deze voor bedoeld zijn, of je er voor in aanmerking komt. Vaak zit er in het eigen project of evenement meerdere doelstellingen.
Veel fondsen hebben een eigen aanvraagformulier. Check hiervoor hun website. Soms is het een formulier dat je moet downloaden. Steeds vaker is het een formulier dat je online in moet vullen.
Het is raadzaam om informatie te verzamelen over hoe je een succesvolle aanvraag schrijft. Sommige fondsen vermelden op hun website of brochure aan welke projecten ze bijdrages hebben verstrekt. Dit kan je een allereerste idee geven van hun eventuele bereidheid om iets aan jouw project te besteden.
Twee weten meer dan één. En twee kunnen ook meer dan één. Behalve dat het voor jouw eigen organisatie van belang is omdat het je (denk-)werk uit handen neemt, is het ook voor de fondsen aanleiding om serieuzer naar jouw plannen te kijken.
Tijd is een cruciale factor bij fondsenwerving. Fondsen hebben elk hun eigen inzendtermijn. Sommige willen minimaal een bepaalde periode voordat jouw project begint de documenten binnen hebben.
Bij het fondsen werven moet je letten of het doel van het fonds aansluit bij het doel van het project. Dat betekent niet dat je alleen fondsen kunt aanschrijven die precies overeenkomen. Je kunt namelijk de volgende twee dingen doen:
Een fonds selecteert onder meer op originaliteit. Geef veel aandacht aan de beschrijving van je artistieke plan. Tevens letten ze sterk op de begroting, hoe je de verwachte kosten gaat financieren.
Dekkingscriterium: veel subsidieverstrekkers willen de zelfstandigheid van culturele organisaties bevorderen. Daarom stellen sommige fondsen alleen bedragen ter beschikking als jouw project zich deels zelf terug financiert.
Ideologische criteria: Een groot deel van de fondsen stelt echter dat een aanvraag alleen gehonoreerd kan worden als er juist géén sprake is van religieuze of politieke criteria.
Plaatsgebonden criteria: een fonds kan ervoor kiezen alleen projecten te financieren binnen een bepaalde regio, bijvoorbeeld alleen binnen Fryslân of alleen in Gemeente Heerenveen
De FondsenApp biedt het meest complete en betrouwbare overzicht van 737 Nederlandse vermogensfondsen met een maatschappelijk, cultureel en liefdadig doel. De gegevens zijn afkomstig van de fondsen zelf,
Het FondsenBoek en FondsenDisk 2016 kunt u bestellen bij Uitgeverij Walburg Pers en bol.com. Het FondsenBoek (en FondsenDisk 2016) is een handboek waar ongeveer 700 fondsen in staan vermeld.
Keunstwurk heeft een uitgebreide lijst met fondsen en subsidie mogelijkheden. Deze is gratis online raad te plegen. Om snel bij mogelijke fondsen te komen, gebruik je de filters boven aan de pagina.
Wat kost het ? Hoe gaan we het betalen? Door het maken van een begroting maak je overzichtelijk wat de kosten zijn voor je project en hoe je denkt deze kosten te gaan dekken. Dit is voor jezelf handig om te zien of het project haalbaar is.
Hoe brengen we het aan de man? Wie doen mee? Een cultureel project organiseer je voor publiek. Hoe bereik je je publiek? Hoe zorg je er voor dat ze misschien zelfs actief meedoen?
Hoe gaan we het doen? Een cultureel initiatief vergt een goede planning met een duidelijke taakverdeling en een doordacht tijdspad, waarvan iedereen in de organisatie op de hoogte dient te zijn.
Wie gaan het doen? Bij het aanvragen van financiële ondersteuning is het vooral van belang om duidelijk te maken wie waarvoor in een organisatie verantwoordelijk is en hoe de controle over de financiën geregeld is.
Wat gaan we doen? Voorop staat de aanleiding voor het plan: de artistieke visie. Hier moet je kort en bondig omschrijven wat je gaat doen en waarom je dat wilt doen. Dit is het eerste dat wordt gelezen, dus hier komt het erop aan.