Een accountantsverklaring is een officieel document waarin een accountant verklaart dat de financiële verantwoording van een organisatie correct en in overeenstemming met de geldende regelgeving is. Dit kan nodig zijn bij het verkrijgen of verantwoorden van subsidies en fondsen.
Waarom is een accountantsverklaring belangrijk?
Subsidieverstrekkers en fondsen willen zekerheid dat het toegekende geld correct is besteed. Een accountantsverklaring helpt:
- Vertrouwen te wekken bij subsidieverstrekkers en donateurs.
- Financiële transparantie te bevorderen.
- Vermijden van terugbetalingsverplichtingen door fouten in de financiële verantwoording.
Wanneer heb je een accountantsverklaring nodig?
Niet elke subsidie vereist een accountantsverklaring. Over het algemeen geldt:
- Voor kleinere subsidies is een eenvoudige financiële verantwoording vaak voldoende.
- Voor grotere subsidies (bijvoorbeeld vanaf €125.000) kan een accountantsverklaring verplicht zijn.
- De exacte drempel verschilt per subsidieregeling, dus check altijd de voorwaarden van de verstrekker.
Stappenplan: Hoe vraag je een accountantsverklaring aan?
1. Controleer de subsidievoorwaarden
Lees de eisen van de subsidieverstrekker. Staat er expliciet dat een accountantsverklaring nodig is? Let ook op de deadline voor het indienen.
2. Kies een accountant
Je hebt een accountant nodig die bevoegd is om deze verklaring af te geven. Dit kan een registeraccountant (RA) of een accountant-administratieconsulent (AA) zijn.
3. Bereid je financiële administratie voor
Een accountant kan alleen een verklaring afgeven als de administratie op orde is. Zorg voor:
- Een overzicht van inkomsten en uitgaven
- Facturen en bonnetjes
- Bankafschriften
- Begroting en subsidiebeschikking
4. Laat de accountant een controle uitvoeren
De accountant controleert of de financiële verantwoording klopt. Dit kan variëren van een eenvoudige toetsing tot een uitgebreide controle.
5. Ontvang en dien de accountantsverklaring in
Als alles in orde is, ontvang je de accountantsverklaring. Deze voeg je toe aan je subsidieafrekening en dien je in bij de subsidieverstrekker.
Veelvoorkomende uitdagingen & oplossingen
Te hoge kosten
- Vraag meerdere offertes aan bij accountantskantoren.
- Kijk of er accountants zijn die korting bieden voor maatschappelijke organisaties.
Administratie niet op orde
- Werk met boekhoudsoftware of een administrateur om tijdig alles correct bij te houden.
- Vraag de accountant vroegtijdig welke documenten nodig zijn.
Subsidies en financieringsmogelijkheden voor accountantskosten
Sommige subsidieregelingen vergoeden (deels) de kosten van een accountantsverklaring. In Fryslân zijn er verschillende mogelijkheden:
- Provinciale en gemeentelijke subsidies: Sommige lokale regelingen bieden een bijdrage voor accountantskosten.
- Fondsen voor maatschappelijke organisaties: Bijvoorbeeld het VSBfonds of Stichting DOEN.
- Eigen middelen of sponsoren: Soms kunnen sponsoren bijdragen aan accountantskosten.
Inspirerend praktijkvoorbeeld
Buurtvereniging De Blauwe Molen kreeg een subsidie van €150.000 voor een buurthuisrenovatie. Een accountantsverklaring was verplicht. Door tijdig offertes op te vragen en hun administratie goed bij te houden, ontvingen ze de verklaring zonder vertraging en konden ze de subsidie correct verantwoorden.
Meer weten of hulp nodig?
Wil je weten of jouw subsidie een accountantsverklaring vereist of zoek je een accountant met ervaring in subsidies? Neem contact op met:
- Stipe.frl voor advies en ondersteuning.
- Lokale accountantskantoren die ervaring hebben met maatschappelijke organisaties.
- Subsidieverstrekkers voor specifieke eisen rondom accountantsverklaringen.
