Het financiële beleid van maatschappelijke organisaties en verenigingen

Waarom is een goed financieel beleid belangrijk?

Een goed financieel beleid biedt de basis voor een gezonde organisatie. Het voorkomt financiële chaos, waar vrijwillige bestuurders vaak mee worstelen, en zorgt ervoor dat geld goed wordt besteed aan de belangrijkste doelen van de organisatie. Dit beleid helpt om:

• Financiële stabiliteit te waarborgen: Een heldere begroting en financiële rapportage voorkomen verrassingen en helpen bij het plannen van de toekomst.
• Transparantie en vertrouwen te creëren: Leden, vrijwilligers, partners en financiers willen weten hoe het geld wordt besteed. Transparantie voorkomt misverstanden en versterkt de betrouwbaarheid.
• Subsidies en financiering aan te trekken: Een organisatie met een professioneel financieel beleid heeft meer kans op het verkrijgen van subsidies, fondsen en andere externe financiering.
• Verantwoordelijkheid te nemen: Goed financieel beleid houdt de organisatie verantwoording schuldig aan haar leden en de bredere gemeenschap.

Stappenplan voor een goed financieel beleid

Stap 1: Stel een duidelijke begroting op

Een begroting vormt de basis van je financieel beleid. Hierin geef je een overzicht van alle verwachte inkomsten en uitgaven voor het komende jaar. Dit helpt je om te zien of de organisatie financieel haalbaar is en waar er mogelijk bezuinigd of geïnvesteerd moet worden.

• Inkomsten: Denk hierbij aan lidmaatschapsbijdragen, subsidies, donaties, sponsoren en eventuele opbrengsten van activiteiten of evenementen.
• Uitgaven: Maak een gedetailleerd overzicht van de kosten, zoals huur, verzekeringen, materiaalkosten, administratie, salarissen (indien van toepassing) en andere bedrijfskosten.

Zorg ervoor dat de begroting realistisch is en dat alle belangrijke kostenposten zijn meegenomen. Een begroting moet jaarlijks worden bijgewerkt.

Stap 2: Zorg voor een transparante boekhouding

Een transparante boekhouding is van cruciaal belang. Dit houdt in dat je alle inkomsten en uitgaven zorgvuldig registreert en bewaart. Er zijn verschillende manieren om dit te doen:

• Boekhoudsoftware: Er zijn veel eenvoudige boekhoudprogramma’s, zoals Exact, Moneybird of e-Boekhouden, die speciaal zijn ontworpen voor kleine organisaties.
• Handmatige administratie: Heb je geen toegang tot boekhoudsoftware? Dan kun je ook gebruik maken van een spreadsheet (bijvoorbeeld Excel of Google Sheets). Zorg ervoor dat alle uitgaven en inkomsten helder zijn geadministreerd en makkelijk te traceren zijn.

Maak minstens één keer per jaar een jaarrekening op die je aan de leden van de vereniging of stichting presenteert. Dit geeft hen inzicht in de financiële situatie van de organisatie.

Stap 3: Houd je kasstroom in de gaten

De kasstroom is een belangrijk aspect van financieel beheer, vooral voor kleine organisaties die afhankelijk zijn van giften of beperkte inkomsten. Het is belangrijk om regelmatig te controleren of je voldoende cashflow hebt om de lopende kosten te dekken.

• Plan voor betalingsverplichtingen: Zorg ervoor dat er altijd voldoende geld beschikbaar is om bijvoorbeeld huur of salarissen op tijd te betalen.
• Vooruitzicht van inkomsten: Wees je bewust van wanneer grote inkomsten (zoals subsidiebetalingen of donaties) binnenkomen, en stem daar je uitgaven op af.

Stap 4: Monitor en evalueer het beleid

Financieel beleid is geen eenmalige taak. Het is belangrijk om regelmatig te monitoren of je nog steeds binnen de grenzen van de begroting werkt en of er onverwachte uitgaven zijn. Voer elke kwartaal een financiële evaluatie uit en stel bij waar nodig.

Daarnaast is het goed om het financieel beleid af en toe te herzien, vooral als je organisatie groeit of veranderingen doormaakt.

Stap 5: Communiceer over financiën

Zorg ervoor dat je als organisatie open en eerlijk communiceert over financiën, zowel intern als extern:

• Intern: Zorg ervoor dat je leden en vrijwilligers op de hoogte zijn van de financiële situatie. Dit verhoogt het vertrouwen en zorgt ervoor dat iedereen zich betrokken voelt bij de financiële gezondheid van de organisatie.
• Extern: Wanneer je subsidies of donaties ontvangt, is het belangrijk om transparant te communiceren hoe deze middelen worden besteed. Dit versterkt de relatie met financiers en ondersteunt de reputatie van de organisatie.

Veelvoorkomende uitdagingen & oplossingen

1. Onvoldoende financiële reserves

Veel maatschappelijke organisaties kampen met het probleem van onvoldoende financiële reserves, wat hen kwetsbaar maakt bij onvoorziene uitgaven.

Oplossing: Zorg voor een reservefonds en probeer jaarlijks een klein percentage van je inkomsten opzij te zetten voor onverwachte kosten of noodsituaties. Dit helpt de organisatie om veerkrachtig te blijven.

2. Complexiteit van subsidieaanvragen

Het aanvragen van subsidies kan een complex proces zijn, vooral voor organisaties die niet bekend zijn met de benodigde documentatie of procedures.

Oplossing: Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent over de beschikbare subsidies, gebruik hiervoor onze subsidiedatabase en maak gebruik van het ondersteuningsnetwerk van Stipe.

3. Onvoldoende tijd en kennis voor financieel beheer

Vrijwilligers die niet veel ervaring hebben met financieel beheer kunnen zich overbelast voelen door de verantwoordelijkheden.

Oplossing: Overweeg het inschakelen van een externe boekhouder of financieel adviseur, vooral voor grotere verenigingen of stichtingen. Je kunt ook interne trainingen of workshops organiseren voor vrijwilligers om hun kennis op het gebied van financieel beheer te vergroten.

Meer weten of hulp nodig?

Voor verdere ondersteuning bij het opzetten van een financieel beleid voor jouw organisatie kun je terecht bij het ondersteuningsnetwerk van Stipe met partners zoals Keunstwurk, Sport Fryslân en Doarpswurk.